Datenschutz - Pferde & Esel in Not

Pferde und Esel in Not e.V.
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Informationen zur Auftragsverarbeitunggemäß Artikel 28 DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Verantwortlich für die Erhebung der Daten:
Pferde und Esel in Not e.V. (im weiteren Verlauf mit Verein benannt)

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags
(1) Gegenstand
Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Antrag auf Mitgliedschaft.
(2) Dauer
Die Dauer dieses Auftrags entspricht der Dauer der Mitgliedschaft bzw. so lange, wie es rechtliche Vorgaben vorschreiben.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts
(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten
Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein Eltern sind konkret im Antrag auf Mitgleidschaft beschrieben. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung der Klienten oder deren Eltern und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artikel 44 und folgende DS-GVO erfüllt sind.
(2) Art der Daten
Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail), Vertragsstammdaten (Mitgliedschaft), Mitgliederhistorie, Abrechnungs- und Zahlungsdaten, Planungs- und Steuerungsdaten, und Daten die während der Dauer der Mitgliedschaft erhoben werden.

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen
(1) Der Verein dokumentiert die Abläufe wie folgt: Papierform, Rechner der Vorstandsmitglieder, Office-Programm, Email-Programm, VR net world, Homepage und Signal. Mit Unterschrift ders Antrags auf Mitgliedschaft akzeptiert das Mitglied diese Dokumentation.
(2) Der Verein hat die Sicherheit gem. Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 1, Absatz 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Artikel 32 Absatz 1 DS-GVO zu berücksichtigen.
(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Verein gestattet, alternative adäuate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten
(1) Der Verein darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung der Mitgleider berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Verein wendet, wird der Verein dieses Ersuchen unverzüglich an die Mitglieder weiterleiten.
(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung der Mitgleider unmittelbar durch den Verein sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Vereins
Der Verrein hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artikel 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet es insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
a) Der Verrein ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Verein wird Frau Maren Hansmann, 1. Vorstizende, Telefon:05531/981247 , E-Mail: Maren@pferde-und-esel-in-not.de benannt.
b) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artikel 28 Absatz 3 Satz 2 Buchstabe b, 29, 32 Absatz 4 DS-GVO.
Der Verrein setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Mitglieder ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Verein und jede dem Verein unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung der Mitgleider verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 28 Absatz 3 Satz 2 Buchstabe c, 32 DS-GVO.
Die Mitglieder und der Verein arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
e) Die unverzügliche Information des Vereins über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen.
Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Verein ermittelt.
f) Soweit die Mitgleider ihrerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Verein ausgesetzt sind, haben sie den Verein nach besten Kräften zu unterstützen.
g) Der Verein kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
h) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber den Mitgliedern im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

6. Unterauftragsverhältnisse
(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Verein z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Verein ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten der Mitglieder auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
(2) Der Verein darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung der Mitlglieder beauftragen. Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit der Verein eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer den Mitgliedern eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und die Mitglieder nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Verein schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Artikel 28 Absatz 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.
(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten der Mitglieder an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.
(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Verein die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Absatz 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.
(5) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftragnehmers (mindestens Textform); sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

7. Kontrollrechte der Mitglieder
(1) Die Mitleider haben das Recht, im Benehmen mit dem Verein Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Sie oder er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Verein in deren Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
(2) Der Verein stellt sicher, dass sich die Mitglieder von der Einhaltung der Pflichten des Vereins nach Artikel 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Verein verpflichtet sich, die Mitglieder auf Anforderung die erforderlichen Ausküfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Artikel 40 DS-GVO.
(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch die Mitglieder kann der Verein einen Vergütungsanspruch geltend machen.

8. Mitteilung bei Verstößen des Vereins
(1) Der Verein unterstützt die Mitgleider bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer ermöglichen
b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an die Mitglieder zu melden
c) die Verpflichtung, die Mitglieder im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
d) die Unterstützung der Mitglieder für deren Datenschutz-Folgenabschätzung
e) die Unterstützung der Mitglieder im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten de Vereins zurückzuführen sind, kann der Verein eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis der Mitglieder
(1) Mündliche Weisungen bestätigen die Mitglieder unverzüglich (mindestens Textform).
(2) Der Verein hat die Mitglieder unverzüglich zu informieren, wenn es der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Verein ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch die Mitglieder bestätigt oder geändert wird.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen der Mitglieder nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten bewahrt der Verein die Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben für 10 Jahre auf. Auf schriftliche Aufforderung durch die Mitglieder nach diesen 10 Jahren hat der Verein sämtliche in ihrer Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, der Mitglieder auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Verein entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren.

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Quelle: Muster-Datenschutzerklärung von anwalt.de

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